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5 tipos de reuniões que massacram sua produtividade (a reunião #2 deixa os nervos à flor da pele)

Eu já perdi muito tempo valioso da minha vida com reuniões desnecessárias. Acho que você também…

Muitas horas jogadas na lata de lixo e – preciso ser sincero com você – em se tratando de reunião, 90% foi pura perda de tempo. Sem medo de errar!

Não importa o tipo, situação ou tema: negócios, faculdade, condomínio, funcionários… enfim, na maioria das reuniões em que já participei a conclusão mais óbvia foi essa: um completo desperdício de tempo.

Talvez seja por isso que hoje eu tenha ódio de reuniões… e não consiga fazer mais do 3 reuniões por mês (já cheguei a fazer 3 reuniões diariamente).

Reunião chata

Os motivos desta ineficiência são os mais diversos. Desde a falta de planejamento adequado até aquele cara “chato” que quer dar opinião em tudo ou aquele imaturo que leva qualquer discussão para o lado pessoal – e não consegue debater ideias de forma inteligente.

Se você já participou de no mínimo 10 ou 15 encontros, já deve ter percebido como é difícil manter o foco e conduzir uma reunião produtiva.

É um verdadeiro desafio, para falar a verdade!

 

 

A reunião dos sonhos?

No mundo cada vez mais intenso e veloz, as reuniões viraram um dos pontos de dor da humanidade – o tempo é cada vez mais escasso e não se pode desperdiça-lo desnecessariamente. Se desejar leia este texto sobre administração do tempo.

Vamos olhar o caso das reuniões no trabalho…

Apesar de importante para manter todos os funcionários atualizados e igualmente informados sobre os avanços de um projeto, o fato é que muitas vezes uma reunião escapa facilmente do escopo inicial. Ela torna-se enfadonha a ponto de atrasar soluções, quebrar rotinas e causar ainda mais estresse no ambiente de trabalho.

 

Reunião Tele conferência

Se você trabalha em uma empresa que realiza reuniões com frequência já deve ter percebido que algumas delas atrapalharam mais do que ajudaram.

Vocês começaram a reunião na estaca 20 e terminaram na estaca 17. Ou seja, regrediram 3 passos em vez de progredir na direção a soluções.

Eu já participei de várias assim… são reuniões que massacram a produtividade!

Este artigo é sobre isso…

Quero ajudar você a evitar alguns tipos de reuniões que são verdadeiras tragédias – em qualquer lugar do mundo!

Para evitar que você participe ou organize reuniões assim, eu separei os piores tipos de reuniões – na minha opinião – que massacram a produtividade das pessoas sem dó nem piedade.

Prepare-se para sentir muita raiva…

 

 

#1 Reunião mal planejada

Se você puder, fuja deste tipo de reunião… ela é “maligna” rsrsrs

Um dos principais problemas que atrapalham a produtividade das reuniões é a falta de foco nos tópicos pré-estabelecidos. Isso quando os tópicos são planejados previamente…

Já participei de muita reunião que sequer tinha sido planejada. Não existia nem uma simples pauta, um rascunho, enfim.

Mas vamos levar em consideração que houve algum tipo de planejamento e alguns tópicos foram previamente selecionados.

Embora os participantes possam saber dos assuntos discutidos com antecedência, é comum que um determinado assunto não planejado se torne o centro do diálogo, o que acaba por minar o objetivo inicial.

Estes assuntos são sempre uma tentação… e sempre tem alguém que se lembra de mencioná-los no momento mais impróprio (sempre tem um sem-noção que levanta o assunto mais irrelevante como sendo extremamente importante, não é mesmo?). E ainda acha que está abalando na reunião…

 

Reuniao Steve Jobs

Se você viu o filme do Steve Jobs deve estar lembrado dos berros dele em uma destas reuniões…

Ao convocar uma reunião, seus organizadores devem organizar seus principais tópicos e se ater a eles. Caso haja mais de um assunto a tratar, organize em tópicos de importância para que o tempo dedicado a eles seja de acordo.

E tenha pulso firme: ainda que novos assuntos importantes possam vir, deixe em aberto para ser discutido numa reunião seguinte, ou mesmo num brainstorm.

Sobre os tópicos em si, seja direto nos argumentos, e se for necessário, peça aos seus participantes para trazerem materiais prévios para que as atualizações apresentadas sejam nítidas para todos.

O objetivo de uma reunião deve ir além de uma atualização constante dos avanços, mas novos direcionamentos de acordo com o que já ocorre.

Então, tome muito cuidado com uma reunião mal planejada! Agora ficou fácil identificá-la.

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#2 Reunião “espada”

A reunião “espada” é como uma espada: LONGA e CHATA! Eu odeio reuniões longas com todas as minhas forças…

Eu explico: não as odeio apenas por serem longas, mas porque não são necessárias. Sério!

A não ser que você faça parte de alguma reunião para decidir o lançamento do próximo foguete espacial da NASA ou esteja prestes a resolver algum grande problema da humanidade, acredite… sua reunião não deveria passar de 60 ou 90 minutos!

Reunião na Nasa

Nos últimos 10 anos eu já participei de diversas reuniões importantes… já me reuni com políticos, grandes empresários e até gente famosa (famosa mesmo).

Minha conclusão: até hoje não encontrei nenhum problema que exigisse uma reunião de mais de 2 horas. Não que em 2 horas o problemas fosse resolvido… nada disso!

 

Mas é que se em 2 horas não conseguíssemos uma solução, acrescentar mais horas à reunião não iria mudar o cenário. Aprendi que se uma reunião de 2 horas não resolver um problema, uma reunião de 3 horas também não resolverá.

Vai se resumir apenas a: “encher linguiça”, com um falso sentimento de produtividade…

Muitas reuniões tomam longas horas devido ao excesso de tópicos ou detalhamentos desnecessários, sobrecarregando seus participantes com informações que pouco são utilizadas posteriormente.

Este tipo de reunião deixa muita gente com os nervos à flor da pele… e já vi muita gente saindo com cabeça fervendo, sem a solução.

 

“Mas e aí , Ramon? Como evitar esse tipo de reunião?”

Estabeleça um horário de início e término das reuniões. Em se tratando de uma empresa, a hora exata varia de acordo com seu ramo de atividade; de preferência, escolha horários de baixo movimento, ou próximo ao período de troca de turnos e finalização dos trabalhos, para que os participantes possam organizar suas agendas.

A duração das reuniões deve ser preferencialmente curto, para que todos os assuntos sejam discutidos de maneira direta e não tomar o tempo dos seus participantes.

O ideal é que qualquer reunião tenha entre 30 e 45 minutos, mas em caso de apresentações mais aprofundadas, pode-se abrir excessões de até 60 minutos de duração. Mais do que isso pode reduzir a produtividade e o progresso de seus trabalhos… pode acreditar.

Outro ponto importante é a frequência das reuniões. Mais do que o tempo utilizado, o intervalo entre cada reunião deve ser espaçoso o suficiente para que haja avanços reais em cada tópico abordado nestas ocasiões.

Agenda de reuniões

Reuniões semanais são desnecessárias uma vez que o tempo entre uma reunião e outra é pouco para avanços significativos. O ideal é que reuniões sejam realizadas quinzenalmente ou mesmo mensalmente, exceto em casos de eventos de urgência. Nestes intervalos, pequenos relatórios ajudam a manter todo o grupo atualizado sobre as tarefas a se seguir.

Agora uma super dica para você fugir de reuniões que não acabam nunca: se alguém deseja marcar uma reunião com você, agende para às 11:30 da manhã ou às 5:30 da tarde.

Assim a reunião tem horário para acabar: hora do almoço ou fim do experiente.

 

 

#3 Reunião “casa da mãe Joana”

Já ouvi a expressão: “Casa da mãe Joana”?

Eu não sei a origem da expressão, mas sempre que a mencionam vêm à mente uma grande bagunça.

Este é o tipo de reunião que é feito em local inadequado ou que não tenha todos os recursos necessários para funcionar corretamente.

Eu já participei de diversas reuniões com estes tipos de problemas:

  • Projetor não funcionava ou não existia
  • Não havia material de anotação
  • Não havia quadro
  • Faltava cadeiras e/ou mesas (pessoas de pé)
  • Computadores que não abriam (ou cheios de vírus)
  • Falta de um bom ar-condicionado
  • Ambiente muito claro ou muito escuro
  • Muitos barulhos externos
  • Muitas interrupções (telefones, pessoas etc)
  • Participantes que esqueceram algo importante em outro local

E por aí vai… tenho certeza que você já participou de reuniões assim e elas geralmente não começam nada bem. É muito ruim que todos entrem em estado de foco quando algo está atrapalhando.

Quando se fala em reunião, logo pensamos em uma longa mesa, com todos os membros bem dispostos ouvindo seu chefe na ponta, com um painel ao fundo apresentando os avanços de um projeto, ou com papeladas de relatórios.

Contudo, graças a tecnologia e os novos meios de comunicação, as reuniões se tornaram mais dinâmicas e com alta mobilidade.

Reunião bagunçada

Quando definir as reuniões, saiba quantos membros podem participar presencialmente ou não, e assim definir e prepara o local da reunião com mais facilidade.

Apesar da própria empresa ser o local ideal, com uma sala própria para estas atividades, programas como o Skype e o Google Hangout se tornam saídas viáveis quando a maior parte de seus membros não está disponível pelos meios físicos. No final eu coloco os links.

 

Aqui entra um tópico importante: contatos com funcionários remotos.

Atualmente, muitas empresas tem adotado o regime de trabalho remoto, contratando profissionais freelancers ou mesmo fixos para trabalhos que podem ser realizados fora da empresa.

E mesmo entre eles, as reuniões são importantes para que o funcionário tenha uma noção melhor de como realizar os serviços no qual foi contratado.

Nestes casos, é interessante habilitar ambas as opções de reuniões, para que todos estejam aptos a acompanhar os tópicos levantados.

Para tanto, é preciso um bom equipamento e conexão via streamming, para que tanto os funcionários presentes como os remotos possam acompanhar tudo em tempo real.

Então, não esqueça: deixar o local e recursos preparados para reunião evitará muita dor de cabeça.

 

 

#4 Reunião “rinha de galo”

Reunião rinha de galos

Sempre tem aquele cara…

… aquele que leva tudo para o lado pessoal. Eu odeio muitos tipos de reuniões mas uma delas está entre as top 3: reuniões que se tornam uma rinha de galos.

Para mim as reuniões têm um claro objetivo: debater ideias para melhorar ou resolver algo. Ok, reuniões podem ter vários objetivos. Mas as minhas reuniões (pelo menos 99%) são focadas em soluções, em discutir ideias, estratégias, ações etc, para evoluir em alguma questão.

As reuniões não se tratam de saber quem está certo ou quem está errado. O foco não dee estar nas pessoas, mas nas ideias. A não ser que uma ou mais pessoas sejam a causa do problema ou a solução em si, estaremos debatendo ideias e não pessoas.

Uma reunião não é lugar ideal para você ficar triste porque sua ideia não foi aceita ou quem sabe, ficar magoado porque alguém discordou de você. Eu sei o que você pode estar pensando:

 

“Mas Ramon, você não conhece o fulano!”

Isso mesmo! Eu não conheço e não quero conhecer… mas eu gostaria de saber se a ideia dele agregou na reunião. É isso o que importa no fim das contas. Disputas pessoais devem ser resolvidas entre as partes e não em uma reunião com várias pessoas que sequer sabem dos seus desafetos.

Discussões em reuniões

Outra coisa… as reuniões precisam ser objetivas. Reuniões não precisam se voltar unicamente para apresentar dados enquanto seus participantes olham estáticos.

Tomadas de decisão importantes devem ser realizadas em uma reunião, o que pode ser complicado se considerar que as discussões que levam até essas decisões podem ser acaloradas e longas o bastante para não se chegar a uma conclusão.

Por isso não trabalho com quem leva facilmente qualquer assunto para o lado pessoal…

O responsável pela reunião nesses casos deve ser conciso e rígido ao estabelecer as discussões. Afinal, nem todas as decisões devem ser tomadas unicamente em reuniões.

Quando for necessário, utilize determinados tópicos levantados como ponto de partida para novas atividades a serem realizadas para futuras reuniões. E brainstorms existem exclusivamente para levantar novas ideias, o que pode ser feito em outras ocasiões.

Fuja das reuniões “rinhas de galo”. Elas geralmente não resolvem problemas, são longas e maçantes e criam um bando de gente magoada.

 

 

#5 Reunião dos filósofos

Reunião de filósofos

Esse tipo de reunião é um desastre completo. Eu já tive a infelicidade de participar de várias delas.

São dezenas ou centenas de assuntos levantados, muitas ideias, soluções inteligentes, tudo muito lindo e perfeito, tudo fluindo muito bem, mas…

… depois de algumas semanas absolutamente NADA foi executado. É por isso que chamo de reunião de filósofos, porque tudo fica somente no campo das ideias.

Você já deve ter participado de reuniões assim. Muitas ideias boas e todo mundo sai empolgado mas na reunião seguinte todos constatam surpresos:

“Nada foi feito!”

Minha pergunta é: de que adianta perder tempo com reuniões assim?

A não ser que você goste muito de ficar falando e ouvindo por horas, de tomar um café com os colegas de trabalho e ficar discutindo ideias… se este for o caso, ok. Mas não é o que podemos chamar de reunião produtiva.

Veja bem…

As reuniões devem ser extremamente objetivas. Os participantes devem sair com tarefas práticas e fáceis de entender. Devem ser definidos os pontos principais e as métricas para a próxima reunião.

Deve ser identificado:

  • O que deve ser feito. Quais são as próximas ações?
  • Quem executará as tarefas. Quem são os responsáveis?
  • Quando deve ser feito. Qual é o prazo de cada tarefa?
  • Como podemos medir os avanços?

Se você quer participar ou organizar reuniões só para ficar na teoria, ok… sem problema. Mas se você quer reuniões altamente produtivas, os tópicos discutidos devem ser traduzidos em tarefas práticas e fáceis de mensurar.

Só assim haverá progresso e tempo valioso não será desperdiçado.

 

Reunião: Resumo

Agora que já vimos alguns dos piores tipos de reuniões quero deixar uma dicas finais para você. Preparar reuniões é uma tarefa bem complicada e frustrante se não for organizada e bem gerida. Então, aproveite este resumo:

  • A maioria das reuniões é um completo desperdício de tempo. Ponto.
  • Planeje os tópicos antes de ir para uma reunião. Divulgue a pauta para os participantes.
  • Tenha pulso firme para manter os tópicos na reunião.
  • Evite participar de reuniões “espada”: LONGA e CHATA!
  • Uma reunião não deveria passar de 90 minutos.
  • Estabeleça um horário para o término na reunião. E termine-a em ponto.
  • É realmente necessário fazer reunião todo dia?
  • Prepare o local muito bem antes da reunião.
  • Use SKYPE e Google Hangout para reuniões à distância. Eles funcionam muito bem.
  • Não transforme a reunião em uma “rinha de galos”. Jamais.
  • Só abra a boca se for agregar ao tópico discutido, ok?
  • Se você quer filosofar, uma reunião de empresa não é o melhor lugar.
  • Termine uma reunião com ações práticas a serem executadas.

 

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  • Gustavo

    Ramon, muito bom o artigo. Muitas dessas coisas já temos noção, mas quando se lê fica mais evidente ainda. Skype e Hangouts realmente facilitaram muito nossa rotina, mas claro, nada – NADA – substitui uma reunião presencial. Parabéns pelo blog e pelo conteúdo!

    • http://ramontessmann.com.br Ramon Tessmann

      Obrigado pelo elogio Gustavo! Fico feliz em ajudar… grande abraço!

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